4 совета по выбору шкафа для хранения файлов

Шкаф для хранения файлов — это ящик или набор ящиков, предназначенных для размещения документов в вертикально расположенных папках. Такие шкафы обычно оснащены замком.
 

Конструкция шкафа обычно выполняется методом точечной сварки, при котором источник питания низкого напряжения создает сварные швы через равные интервалы между наложенными друг на друга листами металла.

Размер и емкость

Размер файла шкаф для хранения является важным фактором, который следует учитывать при выборе. Он определяет количество документов, книг или других предметов, которые можно хранить внутри. Картотеки доступны в самых разных размерах для удовлетворения различных потребностей. Они могут быть короткими и узкими, вертикальными картотечными с 2 ящиками; высотой 29 дюймов; или немного длиннее, боковыми картотечными шкафами шириной от 32 до 36 дюймов. Некоторые могут быть высотой до 66 дюймов.
 

Помимо количества ящиков и общего размера шкафов, они также различаются по своей вместимости. Чистая вместимость основана на размерах каждого ящика и умножена на количество ящиков.
 

Например, боковой картотечный шкаф шириной 30 дюймов с двумя ящиками может вместить до 2,400 фунтов документов. Это можно перевести в кубические футы, умножив ширину одного ящика на его глубину.
 

Хотя размеры шкафа для хранения файлов важны, также важно учитывать его функции безопасности. Многие модели имеют замки и ключи для защиты содержимого. Они могут быть также спроектированы как огнестойкие, что делает их хорошим вариантом для хранения важных документов в случае катастрофы.
 

Также есть варианты, которые позволяют пользователям хранить не только бумажные файлы, но и акустические и электронные носители. Некоторые также оснащены встроенными ящиками для хранения таких предметов, как ручки, скрепки и батарейки. Также есть выдвижные лотки для принтеров и прочные поверхности, которые могут обеспечить дополнительную рабочую поверхность.
 

Другой вариант — поворотный картотечный шкаф с большим нижним ящиком и встроенной штангой для подвесных папок, которая позволяет хранить файлы как формата Letter, так и Legal. Два верхних ящика идеально подходят для личных вещей, таких как телефон, кошелек или сумочка, а съемный лоток для карандашей позволяет хранить все необходимое под рукой.
 

Выбор картотечного шкафа с правильными размерами гарантирует, что все ваши бумаги будут помещаться должным образом. Это облегчит вам их извлечение при необходимости. Кроме того, это поможет вам поддерживать порядок и не допустить переполнения шкафа. Вы также можете использовать измерительную ленту, чтобы проверить внутренние размеры ваших ящиков. Это может помочь вам оценить, сколько места они займут при полной загрузке.
 

Материал

Хотя большая часть современной жизни становится цифровой, неизбежно, что все еще будут счета, свидетельства о рождении, гарантии, налоговые отчеты и декларации, акт на ваш дом и другие документы, требующие физического места для хранения. Картотечные шкафы обеспечивают надежное хранение этого важного офисного мусора и могут помочь не допустить, чтобы он занял ваше жизненное пространство. Большинство шкафов сконструированы для размещения традиционных папок формата «письмо» и «юридический» и могут иметь запирающиеся ящики для дополнительной безопасности.
 

Многие шкафы сделаны из металла, например, стали, который обеспечивает прочность, необходимую для хранения тяжелых документов. Однако есть также шкафы из пластика и обработанной древесины, которые являются более доступными вариантами, которые могут выглядеть очень привлекательно в доме или офисе малого бизнеса. Если вы храните очень ценную или конфиденциальную информацию, ищите модели, которые являются огнестойкими. Они обычно имеют сертификат UL и построены со стенками, которые имеют специальные инкапсулированные камеры, заполненные вермикулитом или другим легким, впитывающим воду глинистым минералом. В них хранятся документы, и при обнаружении пожара материал плавится, поглощая тепло, а не заставляя его прогореть.
 

Если у вас ограниченное пространство на полу, рассмотрите поворотный картотечный шкаф, который может обеспечить много места для хранения при относительно небольшой площади. Эти высокие узкие шкафы могут иметь большое количество ящиков или полок с каждой стороны, поэтому они могут максимально использовать ваше пространство. Некоторые модели имеют двери, которые раздвигаются или складываются в шкаф для хранения, поэтому вы можете получить доступ к своим файлам, не выдвигая ящики.
 

Некоторые картотечные шкафы сварены точечной сваркой, которая представляет собой тип сварки, при котором сварные швы создаются на регулярных интервалах между двумя наложенными друг на друга листами металла. Эта техника используется, поскольку она обеспечивает прочное, долговечное соединение. Другие производители используют более сложные методы сварки, которые включают контактную точечную сварку и дуговую сварку. Эти методы обеспечивают большую точность и прочность, чем сварные швы, созданные стандартными методами, но могут потребовать больше времени для завершения. В зависимости от производственного процесса некоторые файлы также подвергаются строгим испытаниям, чтобы убедиться, что они могут выдерживать воздействие стихии.
 

Эстетика

Хороший картотечный шкаф должен быть в состоянии улучшить эстетику вашего офиса и заставить вас чувствовать себя более вдохновленным для работы. Дизайн также должен быть простым в использовании и сочетаться с другой офисной мебелью. Вы можете найти стильные картотечные шкафы в различных цветах и ​​дизайнах, которые подойдут вашему рабочему стилю. Некоторые из них даже имеют ручки, ручки и другие декоративные элементы, которые придают им особый вид.
 

Вы можете найти множество модных картотечных шкафов разных размеров. Например, шкаф BIRDROCK HOME имеет три ящика и может вместить много файлов. Он также имеет современный дизайн и изготовлен из прочных деревянных материалов. Он имеет красивую отделку из морской травы и бронзовые ручки, которые придают ему элегантный вид. Другие стильные варианты включают Amazon Brand Stone & Beam Mid-Century Drawer и деревянный ротанговый боковой картотечный шкаф VINGLI с 2 ящиками и замком. Эти картотечные шкафы имеют современный и изысканный вид и могут вписаться в несколько типов домашних офисов или спален.
 

Существует множество различных типов картотечных шкафов, но наиболее распространенными являются горизонтальные и вертикальные. Горизонтальные шкафы имеют широкие ящики, в которых можно разместить как подвесные папки формата Letter, так и Legal. Они, как правило, короче, чем боковые шкафы, и занимают меньше места на полу. Вертикальные картотечные шкафы имеют более узкие ящики и выше, чем горизонтальные. Они часто используются для длинных документов, таких как договоры или исследовательские отчеты. Они также могут иметь направляющий блок, чтобы удерживать документы на месте, и противовесы, чтобы не допустить их опрокидывания.

Другой популярный тип картотечного шкафа — это полка-файл, в которой нет ящиков, но есть полки для хранения папок с вкладками по бокам. Это отличный вариант для небольшого офиса, особенно если у вас не так много свободного места. Вы также можете найти огнестойкие полки-файлы, которые подходят для хранения конфиденциальных документов.
 

Если вы хотите украсить свой существующий шкаф для хранения файлов, вы можете использовать контактную бумагу, чтобы добавить немного цвета и дизайна. Этот материал легко наносится и поставляется в различных цветах, узорах и формах. Вы также можете найти множество виниловых наклеек, которые помогут вам создать интересный дизайн для вашего рабочего пространства. Вы также можете обновить свой старый шкаф для файлов с помощью краски для школьных досок, которая недорогая и простая в нанесении.
 

Безопасность.

Файловые шкафы — отличный способ хранить важные файлы организованно и в безопасности. Они являются хорошим выбором для компаний, ищущих безопасные варианты хранения, поскольку им не требуется жесткий диск и их можно запереть, чтобы предотвратить несанкционированный доступ. Однако важно принимать дополнительные меры предосторожности при использовании файлового шкафа, так как он может стать заманчивой целью для воров. Следуя этим простым советам, вы можете гарантировать, что ваши файлы останутся в безопасности и защищены.
 

Инвестируйте в высококачественную систему замков

Существует несколько типов замков, которые можно установить на шкафы для хранения файлов. Некоторые из них более надежны, чем другие, и лучшие из них сделаны из металла и имеют ключевой замок. Некоторые варианты — это кулачковые замки, которые активируются ключом и поворачиваются для открытия, и плунжерные замки, которые требуют от пользователя нажатия на корпус замка, чтобы закрыть его.
 

Маркируйте и категоризируйте файлы

Файлы должны быть четко маркированы и категоризированы, чтобы облегчить сотрудникам быстрый поиск документов. Кроме того, важно маркировать ящики и использовать разделители для организации файлов. Это может помочь предотвратить потерю или кражу файлов и гарантировать, что файлы будут возвращены в правильный картотечный шкаф после использования.
 

Кроме того, сотрудники должны быть обучены правильному обращению с файлами и механизмам блокировки. Обучение сотрудников этим протоколам может помочь снизить риск кражи информации и несанкционированного доступа. Это также возможность подчеркнуть важность сообщения о подозрительной активности.
 

Наконец, рекомендуется использовать огнестойкий картотечный шкаф, когда это возможно. Огнестойкие картотечные шкафы способны выдерживать воздействие огня до часа, что может значительно снизить ущерб, который в противном случае мог бы быть вызван легковоспламеняющимся картотечным шкафом.
 

Хотя может показаться, что установка огнестойкого картотечного шкафа — это хлопотно, этот процесс не так сложен, как можно подумать. Есть несколько вещей, которые нужно учесть, но если все сделано правильно, это может стать отличной инвестицией для вашего бизнеса.